Team-Organisation

Comelio Offshoring und Outsourcing TeamorganisationDie gängige Definition eines Projekts beschreibt die Kriterien der Zusammenarbeit von Menschen über einen begrenzten Zeitraum, um ein definiertes Ziel zu erreichen. Diese Definition kann nun auf Offshoring hin untersucht werden.

Offshoring und wichtige Projekt-Merkmale

Comelio Offshoring und Outsourcing TeamorganisationDie zeitliche Komponente betrifft Aspekte der Flexibilität und der rechtlichen Erleichterung aus Sicht vom europäischen und amerikanischen Rechtsraum aus, Arbeitskräfte flexibel zu nutzen und sich auch wieder von ihnen zu trennen. Wenn ein Projekt nur von zeitlich begrenzter Dauer ist, dann möchte man sich möglicherweise nicht unbedingt an die Menschen binden, die am Projekt teilnehmen. Ein Teil wird aus dem Stammpool an Mitarbeitern abgezogen, um am Projekt teilzunehmen. Andere dagegen sind wirklich ausschließlich für die Durchführung spezieller Aufgaben im Projekt.

Das definierte Ziel ist typischerweise bei einem IT-Offshoring-Projekt, wie es hier verstanden wird, eine Software und damit ist das Projekt ein Software-Projekt mit sämtlichen Aktivitäten, die aus technischer Sicht bei einem solchen Projekt durchgeführt werden könnten. Das Ziel muss dabei nicht nur allgemein klar sein, sondern mit Blick auf die Datenmodellierung, die Modellierung der Prozesse, die technische Infrastruktur sowie die grafische Darstellung mit verschiedenen Techniken, wie sie in der Software-Entwicklung üblich sind, geplant werden.

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Der Aspekt der Kommunikation ergibt sich durch die Vielzahl der am Projekt beteiligten Personen, ihren Rollen und Verantwortlichkeiten. Zusätzlich zu einem Projekt, das im Inland durchgeführt wird, kommen Aspekte der Mentalität, der Religion und der Kultur noch hinzu. Diese sind grundsätzlich auch im Inland zu berücksichtigen und können sich auch auf Ausbildung, das Alter und – sehr allgemein gesprochen - das Temperament der Projektbeteiligten beziehen. Während man im Inland in seiner Muttersprache arbeitet oder typischerweise teilweise arbeiten kann, ist dies bei einem internationalen Projekt naturgemäß nicht der Fall. Hier müssen interkulturelle Kompetenzen vorhanden sein, mit denen zwischen den Kulturen Brücken gebaut werden können.

Comelio Offshoring Merkmale

Dediziertes Team

Comelio Offshoring und Outsourcing TeamorganisationEine gängige Art der Team-Organisation bei einem Offshoring-Projekt, bei dem der Kunde in direkter Kommunikation mit der offshore arbeitenden Firma steht, ist die Buchung eines ganzen Teams. Die Idee hinter diesem Verfahren ist recht simpel: genauso wie bei einer Arbeitnehmerüberlassung arbeitet das Projektmanagement des Kunden direkt mit den ihm zugeteilten Mitarbeitern der in Indien ansässigen Firma zusammen. Eine Unter-Variante ist hier dann wiederum, dass in Indien ebenfalls eine Hierarchie-Struktur aufgebaut werden muss, wenn das Team eine kritische Größe überschreitet.

Dieses Buchungsmodell bezeichnet man als dezidiertes Team, weil dieses Team mit benannten Personen direkt und typischerweise exklusiv (von einigen Spezialisten mit wichtigen, aber begrenzten Tätigkeiten ausgenommen) für einen Kunden in Europa oder den USA tätig wird. Es handelt sich hierbei ausdrücklich nicht um einen anonymen Abruf von Software-Ergebnissen, sondern einen persönlichen Kontakt, wenn bspw. der Projekt-/Teamleiter des Kunden zu einer Reise nach Indien aufbricht, oder einen quasi-persönlichen Kontakt, wenn intensiv Telefon-/Videokonferenzen genutzt werden.

Die grundlegende Idee hinter diesem Modell besteht darin, dass es unwichtig sein soll, wo genau die Team-Mitglieder arbeiten. Sie könnten genauso gut im gleichen Gebäude, aber dort in einer anderen Etage, oder im gleichen Land, aber in einer anderen Stadt, wohnen und arbeiten. Durch Besuche und insbesondere Telekommunikation (Telefon, Video, Chat) halten alle den Kontakt untereinander aufrecht. Dadurch soll ein Zustand erreicht werden, bei dem fast die gleichen Bedingungen gelten, als wäre das indische Team ein europäisches oder amerikanisches und würde direkt vor Ort arbeiten. Zum Erreichen dieses Zustands sind interkulturelle Kompetenzen und Freude am Arbeiten im internationalen Kontext und über Nationengrenzen hinweg notwendig.

Comelio Offshoring Dediziertes Team

Integriertes Team

Comelio Offshoring und Outsourcing TeamorganisationEine weitere typische Art der Organisation eines Offshoring-Projekts ist die des integrierten Teams. Hierbei handelt es sich meist um einen Kunden in Europa oder den USA, der selbst eine Software-Entwicklungsabteilung unterhält und bspw. für spezielle Aufgaben oder aus Ressourcenknappheit weitere Team-Mitglieder benötigt. Auch eine Beschleunigung des Projekts bei der Entwicklung von Prototypen, Durchführung von Machbarkeitsstudien oder dem Testen können Gründe für eine Auslagerung sein, obwohl grundsätzlich Entwickler vorhanden sind.

Die Offshoring-Arbeitskräfte bindet man daher direkt und unmittelbar in das im Inland stattfindende Projekt ein. Da nun nicht nur die Projektleitung oder die Planung vom Kunden übernommen werden, sondern auch intensive Kommunikationsbeziehungen oder sogar Szenarien der unmittelbaren Zusammenarbeit aufgebaut werden, ist hier wirklich von einer Integration und nicht nur einer Beauftragung die Rede – auch dann, wenn in beiden Fällen ein Auftrag zur Software-Entwicklung vorliegt.

Comelio Offshoring Intergriertes Team

Anforderungen an Projekt-Teilnehmer

Comelio Offshoring und Outsourcing TeamorganisationSowohl die Variante „Dediziertes Team“ wie auch die Variante „Integriertes Team“ eignen sich streng genommen nur für Kunden, welche Erfahrung bei der Durchführung von Software-Projekten haben. Es ist notwendig, mit den Programmierern auf technischem Niveau Lösungen zu diskutieren und zu erarbeiten bzw. vorgeschlagene technische Vorschläge zu bewerten und zu Entscheidungen zu kommen. Andere Aufgaben bestehen zunächst daraus, die Anforderungen der Software zu sammeln, zu strukturieren und so zu dokumentieren, dass die notwendige fachliche und technische Spezifikation für die zu entstehende Software entsteht. Da die Kommunikation evtl. aufgrund der verschiedenen Zeitzonen zeitlich versetzt stattfindet, durch den intensiven Einsatz von Telekommunikation ungewohnt erscheint und bei mangelhafter Technik nicht die gleiche Qualität haben kann sowie auch über Kulturgrenzen hinweg geschehen muss, sind hier die Aspekte der Genauigkeit und Ausführlichkeit in der Spezifikation überaus bedeutsam.

Wenn nun ein in internationaler Zusammenarbeit unerfahrener Projektleiter ein international organisiertes Projekt durchführen soll, dann ist die Mindestvoraussetzung die fachliche Qualifikation im Bereich des IT-Projektmanagements. Es ist dann durchaus realistisch, innerhalb kurzer Zeit die notwendigen Soft Skills zu erwerben, die für das Projektmanagement notwendig sind.

Ein Projektleiter, der allerdings sowohl noch unerfahren im Bereich IT-Projektmanagement und insbesondere in den Aufgabengebieten Anforderungsanalyse und Spezifikation ist, wird deutlich länger brauchen, beide Seiten der notwendigen Qualifizierung zu erwerben. Hier sind auch die reinen Lehrbuchinhalte nicht die wichtigste Voraussetzung, sondern die praktische Erfahrung bei der Software-Projektleitung und bei der Software-Planung sowie eine allgemeine Erfahrung in der Menschenführung.

Während die oben angegebenen Gedanken für den Projektleiter in beiden Varianten gelten, ist natürlich bei der Variante „Integriertes Team“ auch ein gehöriges Maß an Kommunikationsfähigkeit und interkultureller Kompetenz bei den anderen Team-Mitgliedern zu erwarten. Diese stammen ja aus dem Inland und arbeiten typischerweise als gleichrangige Kollegen mit den Offshoring-Team-Mitgliedern zusammen. Evtl. lassen sich die einzelnen Aufgaben im Projekt so trennen, dass keine direkte Zusammenarbeit notwendig ist. Aber früher oder später wird es zur Integration von Software-Modulen kommen, zu Änderungen in Implementierungsdetails sowie zu sehr technischen und detailbezogenen Abstimmungen und Feinheiten, die im Vorfeld nicht in dieser Genauigkeit geplant waren. Spätestens dann darf es für ein erfolgreiches Projekt nicht zu einer Konfliktsituation kommen. Man kann dies wiederum – wie immer – durch geeignete Ausbildung verhindern.

Sonderfall: Kleine Projekte und Quereinsteiger als Projektleiter

Comelio Offshoring und Outsourcing TeamorganisationBei sehr kleinen Projekten, die bspw. nur bis zu zwei Programmierer erfordern, kann man sich auch vorstellen, dass diese von End-Benutzern oder Ansprechpartnern betreut werden, die nicht ausschließlich Software-Projekte durchführen. Kleine Erweiterungen von bestehender Software, die Entwicklung von kleinen Software-Tools im MS Office-System oder Import/Export von Daten sind gängige Beispiele, mit denen man geeignete Projekte beschreiben kann, die auch von nicht so erfahrenen Projektleitern oder Ansprechpartnern organisiert werden können. Sollte dennoch die notwendige Kompetenz nicht bestehen oder sollten hier Unsicherheit und Zweifel bestehen, dann können hier mit Beratung und Seminaren im Bereich interkulturelle Kompetenz für Indien sowie natürlich Sprach-Trainings die notwendigen Fähigkeiten erworben werden.

Umsetzung bei Comelio

Comelio Offshoring und Outsourcing TeamorganisationBeide Varianten des direkten Offshoring können bei Comelio gebucht werden. Die konkrete Buchung kann über die Comelio-Standorte in den USA und in Europa erfolgen. Darüber hinaus ist es aber auch möglich, direkt mit dem Comelio-Standort in Indien Kontakt aufzunehmen und dort die Buchung vorzunehmen. So ist es möglich, eine deutsche, amerikanische oder auch indische Firma zu beauftragen, die alle zur gleichen Unternehmensgruppe gehören.

Für die eigentliche Durchführung von Offshoring-Projekten können wir dem Projektleiter und auch den Projektmitarbeitern in Europa und den USA mit Wissensdienstleistungen zur Seite stehen. Dies sind Seminare zu interkultureller Kompetenz, Projektmanagement im IT-Umfeld, Anforderungsanalyse und Software-Spezifikation sowie auch zu Themen rund um Indien und rechtliche Aspekte in Indien.

Wir unterstützen das Gelingen Ihrer Offshoring-Aktivitäten aber nicht nur durch die Bereitstellung von Personal-Ressourcen in Europa, den USA und Indien, sondern auch indirekt durch eine entsprechende Ausbildung unserer indischen Mitarbeiter. Es gehört natürlich dazu, dass nicht nur der Kunde Erfahrung im internationalen Kontext hat und sich interkulturelle Kompetenzen aneignet. Zur Kommunikation gehören ja schließlich auch die Mitarbeiter von Comelio in Indien, sodass es wichtig ist, dass diese auch Erfahrung im Umgang mit europäischen Mentalitäten und amerikanischer Projektkultur haben. Dies steht im Fokus der Comelio-internen Ausbildung – neben fachlichen Qualifikationen im Bereich Software-Entwicklung und IT-Management.